Cestovní náhrady 2025: Přehledná kalkulačka pro snadný výpočet

Sazby cestovních náhrad pro rok 2025

V roce 2025 došlo k významným změnám v oblasti cestovních náhrad, které reflektují především rostoucí náklady na dopravu a stravování. Základní sazba náhrady za používání osobních silničních motorových vozidel se zvýšila na 5,20 Kč za kilometr, což představuje významný nárůst oproti předchozímu období. Tato částka se vztahuje na osobní automobily, přičemž pro jednostopá vozidla a tříkolky platí sazba 1,50 Kč za kilometr.

Stravné pro pracovní cesty v tuzemsku doznalo rovněž podstatných změn. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin činí stravné 129 Kč až 153 Kč, u pracovních cest v délce 12 až 18 hodin se pohybuje v rozmezí 196 Kč až 236 Kč. Při cestách přesahujících 18 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši 307 Kč až 367 Kč. Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře mohou tyto částky navýšit, zatímco ve státní správě jsou stanoveny pevné sazby.

Průměrná cena pohonných hmot, která je klíčová pro výpočet náhrad za použití soukromého vozidla k pracovním účelům, byla stanovena následovně: benzin 95 oktanů na 41,20 Kč za litr, benzin 98 oktanů na 45,20 Kč za litr a motorová nafta na 44,10 Kč za litr. Pro elektromobily byla stanovena sazba 6,20 Kč za kilowatthodinu, což reflektuje rostoucí trend využívání elektrických vozidel.

Při zahraničních pracovních cestách se základní sazby stravného liší podle jednotlivých zemí. Například pro Německo činí základní sazba 55 EUR na den, pro Slovensko 45 EUR a pro Rakousko 52 EUR. Tyto částky se následně krátí podle délky pobytu v zahraničí a poskytnutého bezplatného jídla. Zaměstnavatel musí také zohlednit dobu přechodu státních hranic nebo odletu a příletu letadla.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je nezbytné vést přesnou evidenci pracovních cest včetně časů, vzdáleností a dalších relevantních údajů. Zaměstnavatelé často využívají specializované kalkulačky cestovních náhrad, které automaticky počítají výši náhrad podle zadaných parametrů cesty. Tyto nástroje zohledňují všechny zákonné sazby a usnadňují tak administrativu spojenou s pracovními cestami.

V případě souběhu tuzemské a zahraniční pracovní cesty je nutné přesně rozlišovat dobu strávenou v České republice a v zahraničí, přičemž se aplikují příslušné sazby pro danou část cesty. Zaměstnavatel může stanovit další podmínky pro poskytování cestovních náhrad ve vnitřních předpisech, nesmí však jít pod zákonem stanovené minimum. Všechny tyto změny v sazbách cestovních náhrad pro rok 2025 reagují na aktuální ekonomickou situaci a mají zajistit odpovídající kompenzaci zaměstnancům při pracovních cestách.

Stravné při služební cestě v ČR

Zaměstnanci vyslanému na služební cestu náleží v roce 2025 stravné, které je stanoveno zákoníkem práce a příslušnou vyhláškou. Výše stravného se odvíjí od délky trvání pracovní cesty a je odstupňována do tří časových pásem. Pro rok 2025 došlo k významnému navýšení sazeb stravného, což reflektuje rostoucí náklady na stravování v České republice.

Při služební cestě trvající 5 až 12 hodin přísluší zaměstnanci stravné ve výši 129 Kč až 153 Kč. Pokud služební cesta trvá déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, má zaměstnanec nárok na stravné ve výši 196 Kč až 236 Kč. U služební cesty přesahující 18 hodin vzniká nárok na stravné ve výši 307 Kč až 367 Kč. Zaměstnavatel může stanovit výši stravného v rámci uvedeného rozpětí, přičemž nemůže jít pod minimální hranici stanovenou pro jednotlivá časová pásma.

V případě, že je zaměstnanci během služební cesty poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, dochází ke krácení stravného. Za každé bezplatně poskytnuté jídlo se stravné krátí o hodnotu stanovenou v procentech. U služební cesty trvající 5 až 12 hodin se stravné krátí o 70 % za každé jídlo, při cestě trvající 12 až 18 hodin o 35 % za každé jídlo a při cestě nad 18 hodin o 25 % za každé poskytnuté jídlo.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat i vyšší stravné, než jsou maximální hodnoty stanovené vyhláškou. V takovém případě je však částka přesahující maximální výši zdanitelným příjmem zaměstnance a vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného. Pro státní a příspěvkové organizace jsou stanovené sazby závazné a nemohou být překročeny.

Pro správný výpočet stravného je klíčové přesné určení doby trvání pracovní cesty. Ta začíná okamžikem, kdy zaměstnanec vyrazí z místa svého pravidelného pracoviště nebo z místa bydliště, a končí návratem zpět. Do doby trvání pracovní cesty se započítává i doba strávená na školení či jednání. Při souběhu více pracovních cest v jednom dni se pro účely stravného doba trvání jednotlivých cest sčítá.

Zaměstnavatel může pro usnadnění výpočtu stravného využít různé kalkulačky cestovních náhrad, které jsou dostupné online. Tyto nástroje umožňují rychlý a přesný výpočet náhrad při zohlednění všech relevantních faktorů, jako je délka cesty, poskytnutá strava či případné krácení. Je důležité pravidelně kontrolovat aktuální sazby, jelikož se mohou v průběhu roku měnit v závislosti na vývoji cen.

Každá cesta je příležitostí k novým zážitkům, ale nezapomeňte si spočítat náhrady, abyste nepřišli zkrátka

Květoslav Novotný

Náhrady za použití soukromého vozidla

Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci náhradu za použití soukromého vozidla pro služební účely, která se skládá ze dvou hlavních složek. První složkou je základní náhrada za každý ujetý kilometr, která v roce 2025 činí 5,20 Kč za kilometr u osobních silničních motorových vozidel. Tato částka se vztahuje na amortizaci vozidla a další náklady spojené s jeho provozem, vyjma pohonných hmot.

Druhou složkou je náhrada za spotřebované pohonné hmoty, která se vypočítává podle průměrné spotřeby vozidla uvedené v technickém průkazu a aktuálních cen pohonných hmot. Pro rok 2025 stanovilo Ministerstvo práce a sociálních věcí průměrné ceny pohonných hmot, které činí 41,20 Kč za litr benzinu 95 oktanů, 43,10 Kč za litr benzinu 98 oktanů a 44,10 Kč za litr motorové nafty. Pro elektromobily je stanovena sazba 6,20 Kč za jednu kilowatthodinu.

Při výpočtu náhrady za použití soukromého vozidla je nutné zohlednit několik faktorů. Zaměstnanec musí předložit technický průkaz vozidla, kde je uvedena průměrná spotřeba paliva. Pokud je v technickém průkazu uvedeno více údajů o spotřebě, pro výpočet se použije aritmetický průměr všech uvedených hodnot. V případě, že zaměstnanec prokáže cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, použije se pro výpočet tato cena. Doklad však nesmí být starší než den uskutečnění pracovní cesty.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je nezbytné vést přesnou evidenci služebních jízd. V evidenci musí být uvedeno datum jízdy, cíl cesty, účel cesty, počáteční a konečný stav tachometru a celkový počet ujetých kilometrů. Zaměstnavatel může požadovat i další údaje, například čas odjezdu a příjezdu. Tyto informace slouží nejen pro výpočet náhrad, ale také pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

V praxi se často využívají různé kalkulačky pro výpočet cestovních náhrad, které významně usnadňují celý proces. Tyto nástroje automaticky počítají s aktuálními sazbami a berou v úvahu všechny relevantní faktory. Výsledná částka náhrady se vypočítá jako součet základní náhrady za ujeté kilometry a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pro výpočet náhrady za pohonné hmoty se používá vzorec: průměrná spotřeba paliva na 100 km × cena paliva × počet ujetých kilometrů ÷ 100.

Je důležité zmínit, že zaměstnavatel může se zaměstnancem dohodnout i jiné podmínky pro poskytování náhrad, které však nesmí být nižší než zákonem stanovené minimum. V některých případech mohou být sjednány i vyšší sazby, například při jízdě v náročném terénu nebo při používání přívěsu. Veškeré tyto dohody by měly být písemně zakotveny v interních předpisech organizace nebo v individuální dohodě se zaměstnancem.

Průměrné ceny pohonných hmot

Pro účely poskytování cestovních náhrad v roce 2025 byly stanoveny průměrné ceny pohonných hmot, které jsou klíčové pro správný výpočet náhrad za použití soukromého vozidla pro služební účely. Vyhláška č. 467/2025 Sb. stanovuje následující průměrné ceny pohonných hmot: benzin 95 oktanů činí 41,20 Kč za litr, benzin 98 oktanů je stanoven na 45,20 Kč za litr a motorová nafta má průměrnou cenu 44,10 Kč za litr. Pro elektromobily byla stanovena sazba elektrické energie na 6,00 Kč za jednu kilowatthodinu.

Tyto ceny jsou směrodatné v případech, kdy zaměstnavatel neurčí cenu pohonných hmot jiným způsobem, například na základě dokladů o skutečném nákupu. Je důležité poznamenat, že zaměstnavatel může pro účely výpočtu cestovních náhrad uznat i vyšší ceny pohonných hmot, pokud zaměstnanec prokáže jejich skutečnou výši dokladem o nákupu. V takovém případě se použijí tyto prokázané ceny místo průměrných cen stanovených vyhláškou.

Průměrné ceny pohonných hmot reflektují tržní situaci a jsou stanoveny na základě statistických údajů o cenách na českém trhu. Jejich výše zohledňuje dlouhodobý vývoj cen na čerpacích stanicích napříč celou Českou republikou. V roce 2025 došlo k významnému navýšení těchto průměrných cen oproti předchozím létům, což bylo způsobeno především globální energetickou situací a geopolitickými faktory.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je nutné kombinovat tyto průměrné ceny s údaji o spotřebě vozidla podle technického průkazu. Výsledná náhrada se vypočítá vynásobením počtu ujetých kilometrů, spotřeby pohonných hmot podle technického průkazu a průměrné ceny pohonných hmot. K této částce se následně připočítává základní náhrada, která zohledňuje amortizaci vozidla.

V praxi je důležité věnovat pozornost správnému zaznamenávání všech relevantních údajů pro výpočet cestovních náhrad. Zaměstnanec by měl vést přesnou evidenci ujetých kilometrů, účelu cesty a typu použitého paliva. Zaměstnavatelé často využívají specializované kalkulačky cestovních náhrad, které automaticky počítají výši náhrady na základě zadaných parametrů a aktuálně platných sazeb.

Pro elektromobily představuje rok 2025 významnou změnu, neboť poprvé byla stanovena samostatná sazba pro elektrickou energii. Toto opatření reflektuje rostoucí počet elektrických vozidel v České republice a potřebu adekvátně kompenzovat náklady spojené s jejich provozem. Zaměstnavatelé tak mohou nyní přesněji určit náhrady i pro zaměstnance využívající elektromobily pro služební cesty.

Zahraniční stravné a kapesné

Při služebních cestách do zahraničí je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zahraniční stravné v cizí měně. Výše zahraničního stravného se stanovuje podle země, do které je zaměstnanec vyslán, a podle délky strávené v zahraničí. Pro rok 2025 došlo k úpravě základních sazeb zahraničního stravného, které jsou stanoveny vyhláškou Ministerstva financí č. 401/2025 Sb. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i kapesné, které však není povinné a jeho výše může dosáhnout až 40 % ze stanoveného zahraničního stravného.

Při výpočtu zahraničního stravného je klíčové přesně určit dobu strávenou v zahraničí. Základní sazba se poskytuje v plné výši, pokud doba strávená v zahraničí v kalendářním dni trvá déle než 18 hodin. Pokud doba trvá déle než 12 hodin, ale nejvýše 18 hodin, poskytuje se zahraniční stravné ve výši dvou třetin základní sazby. Při době trvání 1 až 12 hodin má zaměstnanec nárok na jednu třetinu základní sazby zahraničního stravného.

V případě, že zaměstnanec během zahraniční služební cesty navštíví více zemí, má nárok na stravné za tu zemi, ve které v kalendářním dni strávil nejvíce času. Zaměstnavatel je povinen krátit zahraniční stravné v případě, že bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo. Za každé bezplatné jídlo se krátí zahraniční stravné o hodnotu: 25 % za snídani, 40 % za oběd a 35 % za večeři z celkové hodnoty zahraničního stravného.

Pro správný výpočet zahraničního stravného je důležité znát přesný čas překročení hranice nebo odletu a příletu letadla. V případě letecké přepravy se za rozhodný čas pro vznik nároku na zahraniční stravné považuje čas odletu letadla z České republiky a čas příletu do České republiky. Zaměstnavatel může pro zjednodušení administrativy využít online kalkulačku cestovních náhrad, která automaticky vypočítá výši zahraničního stravného podle zadaných parametrů.

Kapesné představuje nadstandardní benefit, který může zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci na pokrytí jeho osobních výdajů během zahraniční služební cesty. Výše kapesného není pevně stanovena, ale nesmí přesáhnout 40 % vypočteného zahraničního stravného. Kapesné nepodléhá krácení za bezplatně poskytnutá jídla a zaměstnanec není povinen jeho čerpání prokazovat. Zaměstnavatel může podmínky pro poskytování kapesného upravit ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě.

V praxi je důležité věnovat pozornost správnému vedení evidence zahraničních služebních cest a souvisejících dokladů. Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po ukončení služební cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování služební cesty a také vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel je následně povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování služební cesty a uspokojit práva zaměstnance.

Základní náhrady za kilometr jízdy

Při pracovních cestách je nezbytné správně vypočítat základní náhrady za používání motorových vozidel. Pro rok 2025 došlo k významným změnám v sazbách základních náhrad za kilometr jízdy, které reflektují rostoucí náklady na provoz vozidel. U jednostopých vozidel a tříkolek činí sazba 1,40 Kč za kilometr, což představuje navýšení oproti předchozímu období. Pro osobní silniční motorová vozidla byla stanovena sazba 5,20 Kč za každý ujetý kilometr, která zohledňuje současnou ekonomickou situaci a rostoucí náklady na údržbu vozidel.

Při výpočtu náhrad je důležité vzít v úvahu, že tyto sazby představují pouze základní náhradu, která pokrývá amortizaci vozidla, opotřebení pneumatik, náklady na opravy a údržbu. K této základní náhradě se vždy připočítává náhrada za spotřebované pohonné hmoty. V případě použití přívěsu se základní náhrada za kilometr jízdy zvyšuje nejméně o 15 %. Toto navýšení reflektuje zvýšené náklady na provoz vozidla s přívěsem, včetně větší spotřeby paliva a vyššího opotřebení.

Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře mohou svým zaměstnancům poskytovat i vyšší náhrady, než jsou stanovené minimální sazby, musí však respektovat daňovou uznatelnost těchto náhrad. Naopak zaměstnavatelé ve státní sféře jsou povinni dodržovat přesně stanovené sazby bez možnosti jejich navýšení. Pro nákladní automobily, autobusy a traktory je stanovena sazba 10,40 Kč za kilometr, která odráží vyšší provozní náklady těchto vozidel.

Při výpočtu cestovních náhrad je nutné vést přesnou evidenci ujetých kilometrů, včetně údajů o trase, účelu cesty a použitém vozidle. Zaměstnanec musí předložit technický průkaz vozidla, aby bylo možné ověřit spotřebu pohonných hmot pro výpočet náhrady. V případě, že zaměstnanec používá více vozidel během jednoho kalendářního měsíce, je třeba vést evidenci odděleně pro každé vozidlo.

Pro správný výpočet náhrad je vhodné využít specializované kalkulačky cestovních náhrad, které zohledňují aktuální sazby pro rok 2025. Tyto nástroje umožňují rychlý a přesný výpočet celkové výše náhrady včetně spotřeby pohonných hmot. Je třeba mít na paměti, že základní náhrada za kilometr jízdy je pouze jednou složkou celkové cestovní náhrady, ke které se připočítávají další položky jako stravné, náhrada za ubytování či nutné vedlejší výdaje.

Zaměstnavatel může po dohodě se zaměstnancem stanovit i paušální náhrady za používání vozidla, které musí odpovídat předpokládanému rozsahu využívání vozidla a průměrným podmínkám provozu. Tento způsob může administrativně zjednodušit vyúčtování cestovních náhrad, ale musí být pravidelně přezkoumáván a aktualizován podle skutečných podmínek.

Výpočet amortizace vozidla při služební cestě

Při používání soukromého vozidla pro služební účely je nutné správně vypočítat amortizaci, která kompenzuje opotřebení vozidla. V roce 2025 činí základní náhrada za každý ujetý kilometr 5,20 Kč pro osobní silniční motorová vozidla. Tato sazba je stanovena vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí a představuje zákonný nárok zaměstnance při využití vlastního vozidla pro pracovní cestu.

Výpočet amortizace se provádí vynásobením počtu ujetých kilometrů základní sazbou náhrady. K této částce se následně připočítává náhrada za spotřebované pohonné hmoty, která se vypočítá podle průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu vozidla a aktuální ceny pohonných hmot. Pro rok 2025 stanovilo ministerstvo průměrné ceny pohonných hmot následovně: 41,20 Kč za benzin 95 oktanů, 43,10 Kč za benzin 98 oktanů a 44,10 Kč za naftu.

Zaměstnavatel může po dohodě se zaměstnancem použít i vyšší sazby náhrad, než stanovuje vyhláška, musí však brát v úvahu daňové dopady. Částka převyšující zákonný limit je zdanitelným příjmem zaměstnance a vstupuje do vyměřovacího základu pro odvod pojistného. Pro jednostopá vozidla a tříkolky je stanovena základní náhrada ve výši 1,30 Kč za kilometr.

Při výpočtu celkové náhrady je třeba zohlednit také další faktory, jako je například jízda s přívěsem, kdy se základní náhrada zvyšuje nejméně o 15%. V případě, že zaměstnanec používá nákladní automobil, autobus nebo traktor, sazba základní náhrady se stanoví minimálně ve dvojnásobné výši oproti sazbě pro osobní automobily.

Důležitým aspektem je také vedení přesné evidence služebních jízd. V knize jízd musí být uvedeny všechny relevantní údaje - datum cesty, její účel, místo počátku a cíle cesty, ujeté kilometry, typ vozidla včetně registrační značky a údaje o spotřebě paliva. Tyto záznamy slouží jako podklad pro výpočet cestovních náhrad a jsou nezbytné pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

Pro zjednodušení výpočtu amortizace a celkových cestovních náhrad lze využít specializované kalkulačky, které automaticky počítají s aktuálními sazbami pro rok 2025. Tyto nástroje významně usnadňují práci účetním a personalistům, protože automaticky zohledňují všechny zákonné požadavky a aktuální sazby. Při použití takové kalkulačky stačí zadat základní údaje o služební cestě, typu vozidla a spotřebě paliva, a systém sám vypočítá příslušnou náhradu.

V případě zahraničních služebních cest se výpočet amortizace provádí stejným způsobem, pouze se k němu připočítává náhrada za spotřebované pohonné hmoty podle cen v zahraničí, které musí zaměstnanec doložit dokladem o nákupu. Pokud doklad není k dispozici, použije se pro výpočet průměrná cena stanovená vyhláškou.

Daňové souvislosti cestovních náhrad

Cestovní náhrady představují významnou oblast jak z pohledu zaměstnavatele, tak i zaměstnance, přičemž jejich daňové souvislosti jsou klíčové pro správné účetní a daňové vypořádání. Pro zaměstnavatele jsou cestovní náhrady vyplácené do výše stanovené zákoníkem práce daňově uznatelným výdajem. Toto pravidlo platí i v roce 2025, kdy došlo k významným změnám ve výši náhrad především v souvislosti s rostoucími cenami pohonných hmot a inflací.

V případě použití soukromého vozidla zaměstnance pro služební účely je základní náhrada za každý ujetý kilometr v roce 2025 stanovena na 5,20 Kč pro osobní silniční motorová vozidla. K této částce se připočítává náhrada za spotřebované pohonné hmoty, která se vypočítává podle průměrné spotřeby vozidla uvedené v technickém průkazu a aktuální ceny pohonných hmot. Zaměstnavatel může pro výpočet použít buď skutečnou cenu doloženou dokladem o nákupu, nebo stanovené průměrné ceny.

Stravné při pracovní cestě je další významnou položkou cestovních náhrad s daňovými dopady. Pro rok 2025 jsou stanoveny nové sazby, které reflektují zvýšené náklady na stravování. Pokud zaměstnavatel poskytne vyšší náhrady, než stanoví vyhláška, rozdíl je na straně zaměstnance zdanitelným příjmem, který podléhá také odvodům pojistného na sociální a zdravotní pojištění.

Zahraniční stravné podléhá specifickým pravidlům a jeho výše se odvíjí od základních sazeb stanovených pro jednotlivé země. Tyto částky jsou stanoveny v cizí měně a pro přepočet se používá kurz vyhlášený Českou národní bankou. Zaměstnavatel může použít kurz platný v den vyplacení zálohy na pracovní cestu nebo v den jejího vyúčtování.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je v roce 2025 důležité používat aktuální kalkulačku, která zohledňuje všechny zákonné změny. Kalkulačka pro výpočet cestovních náhrad pomáhá eliminovat chyby a zajišťuje přesné vyčíslení náhrad v souladu s platnými předpisy. Správné stanovení výše náhrad je klíčové nejen pro účetnictví, ale také pro daňovou uznatelnost těchto výdajů.

Z pohledu zaměstnance jsou cestovní náhrady do zákonné výše osvobozeny od daně z příjmů. To znamená, že zaměstnanec nemusí z těchto částek odvádět daň ani pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Toto osvobození se však vztahuje pouze na náhrady vyplacené v souladu se zákoníkem práce a příslušnými vyhláškami.

Zaměstnavatelé musí věnovat zvýšenou pozornost evidenci cestovních náhrad a jejich správnému zaúčtování. Důkladná dokumentace a správné vyplnění cestovních příkazů jsou nezbytné pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu. Všechny doklady související s pracovními cestami je nutné archivovat po zákonem stanovenou dobu.

Zákonné podmínky pro vyplácení náhrad

Zaměstnavatel je ze zákona povinen poskytovat zaměstnancům náhrady výdajů, které jim vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Tyto náhrady jsou upraveny zákoníkem práce a příslušnými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí. Pro rok 2025 došlo k několika významným změnám v sazbách a podmínkách vyplácení cestovních náhrad, které musí zaměstnavatelé respektovat.

Parametr cestovních náhrad 2025	Sazba
Základní náhrada za 1 km - osobní vozidlo	5,20 Kč
Základní náhrada za 1 km - jednostopé vozidlo	1,30 Kč
Stravné 5-12 hodin	129 Kč
Stravné 12-18 hodin	196 Kč
Stravné nad 18 hodin	307 Kč
Průměrná cena PHM - benzin 95	41,20 Kč
Průměrná cena PHM - benzin 98	45,20 Kč
Průměrná cena PHM - nafta	44,10 Kč
Průměrná cena PHM - elektřina	6,00 Kč

Základním předpokladem pro vyplácení cestovních náhrad je existence pracovněprávního vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Náhrady se poskytují nejen zaměstnancům v pracovním poměru, ale také osobám pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zaměstnavatel musí vyplácet náhrady v případě, že zaměstnanec vykonává práci mimo své pravidelné pracoviště, které je sjednáno v pracovní smlouvě.

V podnikatelské sféře může zaměstnavatel poskytovat i vyšší náhrady, než stanoví vyhláška, musí však dodržet jejich daňovou uznatelnost. Ve státní správě jsou sazby pevně dané a nelze je překročit. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zálohu na cestovní náhrady až do předpokládané výše, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak.

Pro správný výpočet cestovních náhrad je klíčové přesné vedení evidence pracovních cest. Zaměstnanec musí doložit všechny relevantní doklady, jako jsou jízdenky, účtenky za ubytování či jiné nutné výdaje. V případě použití soukromého vozidla musí být uzavřena dohoda o jeho použití a evidována spotřeba pohonných hmot.

Náhrady za používání silničních motorových vozidel se skládají ze dvou složek - základní náhrady za kilometr jízdy a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pro rok 2025 byla stanovena základní sazba pro osobní silniční motorová vozidla ve výši 5,20 Kč za kilometr. Ceny pohonných hmot pro výpočet náhrady jsou buď doloženy dokladem o nákupu, nebo se použijí paušální částky stanovené vyhláškou.

Stravné při pracovní cestě se odvíjí od délky trvání cesty a je odstupňováno do několika časových pásem. Zaměstnavatel může stravné krátit, pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře. Krácení musí být předem písemně stanoveno a může činit až 70 % stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo.

V případě zahraničních pracovních cest se náhrady řídí specifickými pravidly. Zahraniční stravné se poskytuje ve výši základní sazby stanovené pro příslušnou zemi, přičemž pro rok 2025 došlo k aktualizaci těchto sazeb pro některé země. Zaměstnavatel musí také zohlednit dobu překročení hranice a případné poskytnutí bezplatného jídla v zahraničí.

Online kalkulátory pro výpočet cestovních náhrad

Pro snadný a rychlý výpočet cestovních náhrad v roce 2025 existuje několik praktických online kalkulátorů, které výrazně usnadňují práci účetním i zaměstnavatelům. Tyto nástroje jsou dostupné zdarma a nabízejí přesné výpočty v souladu s aktuální legislativou. Základní sazba náhrady za používání silničních motorových vozidel v roce 2025 činí 5,20 Kč za kilometr u osobních automobilů, což je významný nárůst oproti předchozímu období.

Online kalkulátory pro výpočet cestovních náhrad zpravidla obsahují všechny potřebné parametry, včetně aktuálních sazeb stravného pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Uživatelé mohou jednoduše zadat délku pracovní cesty, typ použitého dopravního prostředku a další relevantní údaje. Systém automaticky zohlední časové pásma pro výpočet stravného, které jsou stanoveny na 5 až 12 hodin, 12 až 18 hodin a nad 18 hodin. Pro rok 2025 došlo k navýšení sazeb stravného, kdy například pro cestu trvající 5-12 hodin činí minimální sazba 129 Kč.

Moderní kalkulátory cestovních náhrad nabízejí také možnost výpočtu náhrad při použití soukromého vozidla pro služební účely. V takovém případě se kromě základní náhrady za kilometr připočítává také náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Výpočet se provádí podle průměrných cen pohonných hmot stanovených vyhláškou, přičemž pro rok 2025 činí například u benzinu 95 oktanů 41,20 Kč za litr. Zaměstnavatel však může zohlednit i skutečnou cenu pohonných hmot prokázanou dokladem o nákupu.

Při zahraničních pracovních cestách kalkulátory automaticky pracují s aktuálními základními sazbami zahraničního stravného stanovenými Ministerstvem financí pro jednotlivé země. Zohledňují také kurzy měn a automaticky přepočítávají částky do české měny. Důležitou funkcí je také výpočet kráceného stravného v případech, kdy je zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo.

Pokročilé online kalkulátory umožňují také evidenci dalších výdajů spojených s pracovní cestou, jako jsou náklady na ubytování, parkovné, či jiné nutné vedlejší výdaje. Výstupem z kalkulátoru bývá přehledný výpočet celkové částky cestovních náhrad, který lze často exportovat do různých formátů pro další zpracování v účetnictví. Některé systémy nabízejí i možnost archivace výpočtů nebo jejich přímé propojení s firemními informačními systémy.

Pro usnadnění práce obsahují kalkulátory často i pomocné funkce jako automatické počítání vzdáleností mezi městy, převodníky měn nebo kalendář pro přesné určení doby trvání pracovní cesty. Všechny výpočty jsou pravidelně aktualizovány podle platné legislativy a zohledňují i případné změny sazeb v průběhu roku. Díky těmto nástrojům se značně zjednodušuje administrativa spojená s pracovními cestami a minimalizuje se riziko chyb při výpočtech cestovních náhrad.